3 myyttiä digitalisaatiosta, jotka estävät pk-yritysten kasvua
Monissa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä ajatellaan, että digitalisaatio on jo hyvällä mallilla. Arki on pitkälti sähköistä, tekoälyä hyödynnetään ja digityökalut ovat käytössä. Silti samat haasteet nousevat pintaan kerta toisensa jälkeen: kiire, epäselvät prosessit, jatkuva tiedon etsiminen ja yrityksen heikko kasvu.
Usein ongelma ei liity siihen, mitä teknologia puuttuu. Kyse on ennemminkin siitä, miten digitalisaatiota ajatellaan ja mihin asioihin arjessa kiinnitetään huomiota. Vanhentunut käsitys digikehityksestä voi jarruttaa koko yritystä huomaamatta, vaikka työkalut olisivat periaatteessa kunnossa.
Seuraavaksi kerron kolme myyttiä, jotka näkyvät monissa pk-yrityksissä. Niiden tunnistaminen helpottaa arkea heti, sillä kyse ei ole niinkään ohjelmistoista kuin tavasta tehdä työtä ja johtaa muutosta.
1. Myytti: digitalisaatio on tekninen asia, joka kuuluu IT-puolelle
Kun digitalisaatio nähdään teknisenä hankkeena, se jää helposti irralliseksi arjen tekemisestä. Silloin keskustelu pyörii järjestelmien, ominaisuuksien ja kustannusten ympärillä, vaikka suurimmat hyödyt löytyvät työpäivän sujuvoittamisesta. Todellinen edistyminen alkaa vasta, kun digitalisaatiota tarkastellaan osana yrityksen toimintaa ja sen tavoitteita.
Arkea kannattaa tarkastella avoimesti ja kysyä, mikä vie aikaa tai aiheuttaa turhaa säätöä. Moni kehitysidea löytyy suoraan työn äärestä ilman uusia hankintoja. Kun prosessit selkiytyvät ja työtavat ovat johdonmukaisia, digitalisointi tulee luontevasti perässä ja tukee kaikkea työtä.
Kun ajattelutapa muuttuu teknisestä kohti liiketoiminnallista, investoinnit osuvat paremmin kohdilleen ja työntekijät kokevat kehityksen hyödylliseksi. Muutos tuntuu silloin vähemmän pakkopullalta ja enemmän mahdollisuudelta tehdä työstä järkevämpää.
2. Myytti: järjestelmän käyttöönotto ratkaisee ongelmat
Uusi digityökalu ei paranna arkea, jos toimintatavat eivät muutu sen mukana. Ongelmia syntyy silloin, kun työkalu liitetään työprosessiin, jota ei ole selkeytetty. Monessa yrityksessä huomataan myöhemmin, että varsinainen haaste ei ollut teknologiassa vaan siinä, miten työ oli alun perin järjestetty.
Suurin hyöty syntyy vasta, kun prosessi, roolit ja pelisäännöt ovat kaikille selvät. Tieto kulkee silloin ilman turhaa käsityötä, eikä työ pysähdy siihen, kuka on paikalla. Digitalisaatio tukee tällaista arkea, koska se nojaa yhteisiin ja yhtenäisiin toimintamalleihin.
Yritys ei yleensä tarvitse lisää välineitä vaan paremman kokonaisuuden. Kun nykyiset digityökalut toimivat yhdessä, työn sujuvuus paranee nopeasti. Tämä kehitys onnistuu usein ilman raskaita ja pelättyjä investointeja.
3. Myytti: kasvu vaatii uutta teknologiaa
Digitalisaation tulevaisuudesta puhutaan usein uusien keksintöjen kautta, vaikka monilla yrityksillä on jo käytössään työkaluja, jotka voisivat tarjota paljon enemmän hyötyä. Todellinen kehitys alkaa siitä, että tieto on koottu yhteen paikkaan ja sitä käytetään osana päätöksentekoa. Tämä tekee työstä ennakoitavampaa ja vähentää arvailua.
Kun yrityksen johto ja tiimit näkevät, mitä työssä oikeasti tapahtuu, suunnittelu muuttuu rauhallisemmaksi ja selkeämmäksi. Tällöin on mahdollista tunnistaa pullonkaulat ja tehdä päätöksiä, jotka tukevat kasvua pitkällä aikavälillä. Kasvu ei useinkaan synny suoraan teknologiahankinnoista vaan tavasta hyödyntää tietoa.
Usein paras kehitysaskel on pysähtyä sen äärelle, mitä jo on. Kun datasta, mittareista ja seurannasta tulee arkea, yritys vahvistaa kilpailukykyään ilman että sen täytyy juosta trendien perässä.
Yrityskasvun seuraava askel syntyy arjen oivalluksista
Pk-yritysten digitalisaation vahvuus ei ole työkalujen määrässä vaan tavassa, jolla niitä käytetään arjen tukena. Kun prosessit selkeytyvät ja tieto kulkee ymmärrettävästi, työrauha paranee ja päätöksenteko vahvistuu. Tällainen perusta luo kestävää kasvua, jota ei synnytä yksittäinen järjestelmä vaan suunta, jonka yritys valitsee joka päivä.
Työntekijä, joka pysähtyy tarkastelemaan omaa arkeaan tuorein silmin, löytää usein juuri ne pienet muutokset, jotka vievät eteenpäin enemmän kuin yksikään uusi hankinta. Todellinen kilpailuetu syntyy siitä, että kehitystä ei siirretä tulevaisuuteen, vaan mahdollisuuksiin tartutaan nyt.
Jan Holmberg
Erityisasiantuntija
Global Gateway -tutkimusryhmä
Turun ammattikorkeakoulu