Toistuvan työn automatisointi
Aikaisemmassa blogijulkaisussani käsittelin automatisointia ja haastoin teitä miettimään omia rutiinejanne ja toistuvia tehtäviänne, sekä pohtimaan mahdollisuuksia niiden automatisointiin. Blogia kirjoittaessani aloin itsekin pohtia, miten erilaisia työtehtäviä voitaisiin automatisoida ja mitä työkaluja siihen on käytettävissä.
Automatisoinnin tarpeen tunnistaminen
Ensimmäinen askel on tunnistaa rutiinit, eli tehtävät, joita toistetaan päivittäin ja ovat luonteeltaan suoraviivaisia. Tämä saattaa olla esimerkiksi jonkin tiedon ylös kirjaaminen tai lähettäminen eteenpäin. Tärkeintä kuitenkin on, että tehtävässä ei ole monimutkaisia muuttujia, sillä se vaikeuttaa automatisointia huomattavasti.
Tärkeintä onkin tunnistaa tarve. Saatat olla jo huomannut tarpeen miettiessäsi joskus jonkin tehtävän kohdalla, että ”tähän täytyy olla jokin fiksumpi ratkaisu”, tai jokin tehtävä on turhauttava, koska se tuntuu turhalta, mutta on kuitenkin pakollinen osa prosessia.
Esimerkkejä automatisoitavista tehtävistä
Esimerkkinä voidaan käyttää, vaikka yhteydenottolomaketta. Saatat haluta pitää kirjaa siitä, kuka on ottanut yhteyttä, miksi ja milloin. Tehtävä itsessään ei ole välttämättä työläs, mutta kuitenkin asia, mikä tarvitsee tehdä päivittäin. Tämän tehtävän automatisoinnilla voisit vapauttaa tunteja muihin tehtäviin.
Automatisoinnin ei kuitenkaan tarvitse olla kauhean älykäs, tai pitkälle ajateltu. Jos työkuvaan liittyy paljon sähköpostien lähettelyä, niin simppeli sähköpostien automatisoitu siirtäminen kansioihin voi helpottaa jo huomattavasti.
Sopivan työkalun löytäminen
Työskentelen monien muiden lailla suurimman osan ajasta Microsoft-tuoteperheen ympärillä, joten aloitin tutkia Microsoft-ohjelmien tarjoamia automatisointimahdollisuuksia. Päädyin perehtymään Microsoft Power Automate -sovellukseen, joka on ilmainen (vaatii Microsoft-tunnukset) ja tarkoitettu helpottamaan automatisointia. Vaikka kyseessä on Microsoftin sovellus, pystyy sillä automatisoimaan myös muita, kuin Microsoftin sovelluksia.
Power Automate
Power Automate mahdollistaa automatisointien luomisen, jotka toteutuvat tiettynä ajankohtana, tietyin väliajoin tai kun jokin tietty tapahtuma toteutuu, kuten kun sähköposti saapuu. Voit tarkentaa ehtoja esimerkiksi niin, että automaatio käynnistyy vain tietyn henkilön sähköpostien saapuessa, tai tietyn otsikon tai sen osan sisältävistä sähköposteista. Voit laittaa esimerkiksi yhteydenottolomakkeen sähköpostien otsikoksi ”Yhteydenottolomake” ja käyttää tätä sääntönä tai eräänlaisena laukaisijana automatisoinnissa.
Suosittelen aloittamaan automatisoinnin testaamisen manuaalisella komennolla, eli käynnistämään sen itse. Tämä helpottaa testaamista ja seuraamista, eikä sinun tarvitse odottaa tiettyä aikaa tai sähköpostia testaamisen aloittamiseksi. Myöhemmin voit muuttaa ehtoja tarpeen mukaan.
Käytännön toteutus
Automatisoinnin voi aloittaa yksinkertaisesta esimerkistä, kuten tapahtumaan rekisteröitymisestä. Työkuvaasi voisi kuulua tapahtumien järjestely, ja osallistujien seuranta. Ajatellaan vaikka, että ilmoittautuminen tapahtumaan tehdään lomakkeen välityksellä. Jos keräät tiedot käyttäen Microsoft Formsia, voit Power Automaten avulla tehdä automatisoinnin, joka siirtää tietyt tiedot lomakkeelta Exceliin ja lähettää sähköpostin ilmoittautujalle. Sähköposti voisi sisältää esimerkiksi lisätietoa tapahtumasta tai aiheesta. Voit myös lisätä automatisointiin ehtoja, jotka mukauttavat sähköpostia ilmoittautujan vastausten perusteella, kuten lähettämällä erilaisen viestin riippuen osallistujan valinnoista.
Power Automate sisältää monia hyödyllisiä ominaisuuksia, joiden avulla voit esimerkiksi purkaa sähköpostin osiin ja tallentaa halutut tiedot. Tästä voi olla hyötyä, jos saat säännöllisiä raportteja tai lomakkeiden vastauksia sähköpostitse.
Jos työskentely on enemmän tiimityötä, niin Teams voi olla silloin parempi työkalu. Teamsistä voit saada automatisoinnin avulla haettua tietyt viestit, listan Tiimin jäsenistä, tehtyä julkaisuja tai tehtyä uusia kokouksia. Hyödyntäen aikaisemmin mainittuja mahdollisuuksia, sinun on mahdollista tehdä tämän kanssa niin, että yhteydenottolomakkeet julkaistaan Teamsissä tietyllä kanavalla, ja aina kun julkaistaan, niin mainitaan tietty henkilö tai ryhmä.
Tätäkin voi viedä vielä pidemmälle. Samalla, kun julkaiset Teamsiin yhteydenottolomakkeen sisällön, tästä voi tehdä Microsoft Planneriin tehtävän ja merkita siihen henkilön, joka hoitaa yhteydenottoja, ja saada tiedon tulemaan suoraan oikealle henkilölle.
Yhteenveto
Näin voit esimerkiksi toteuttaa oman toistuvan työn automatisoinnin, olit sitten tekemässä työtä yhdessä tiimin kanssa käyttäen Teamsiä, tai sitten vastaamassa tapahtuman rekisteröinnistä ja seurannasta. Toivottavasti tästä oli apua myös sinulle! Jokaisella meistä on työssään asioita, mitkä tehdään aina samalla tavalla tai ovat samaan aikaan yksinkertaisia, mutta työläitä tehdä käsin. Kannattaakin siis pohtia, olisiko automatisoinnista hyötyä sinullekin.
Teknologia ja sen tuomat mahdollisuudet automatisoinnissa
Nico Kranni
Digion projektipäällikkö
Turun ammattikorkeakoulu
