Hybriditiimityön fasilitointi: Kuinka luoda sujuvaa yhteistyötä etänä ja toimistolla
Hybriditiimityö, jossa osa tiimistä työskentelee etänä ja osa toimistolla, on yleistynyt nopeasti. Tämä työskentelymalli tarjoaa joustavuutta, mutta tuo mukanaan myös haasteita, erityisesti tiimin yhteistyön ja viestinnän sujuvuuden varmistamisessa. Hybriditiimityön fasilitoinnin avulla voidaan luoda yhtenäiset toimintatavat ja rakenteet, jotka mahdollistavat tehokkaan ja saumattoman yhteistyön, riippumatta siitä, missä tiimin jäsenet fyysisesti ovat.
Tämän kertaisessa blogissa käsittelemme hybriditiimityön fasilitointia, jolla tuetaan tehokasta tiimityöskentelyä.
Yhteiset raamit hybridityölle
Hybriditiimityön onnistuminen vaatii selkeitä raameja ja pelisääntöjä, jotka tukevat tiimin toimintaa. Tiimin tulee yhdessä sopia esimerkiksi kommunikaatiotavoista, työn tavoitteista ja odotuksista sekä siitä, miten edistymistä seurataan. Nämä raamit luovat pohjan luottamukselle ja avoimuudelle, jotka ovat hybriditiimien keskeisiä menestystekijöitä.
Hybriditiimityön fasilitointi alkaa luottamuksen rakentamisesta. On tärkeää, että tiimin jäsenet luottavat sekä toisiinsa että organisaation kykyyn tukea heitä työskentelyssä. Tällainen luottamus jakautuu sosiaaliseen luottamukseen (luottamus työkavereihin, esihenkilöihin ja johtajiin) sekä institutionaaliseen luottamukseen, joka liittyy organisaation prosessien ja viestintäkanavien toimivuuteen.
Avoin viestintä ja osallistuminen
Hybriditiimeissä avoin ja selkeä viestintä on erityisen tärkeää, jotta tiimin jäsenet pysyvät ajan tasalla työtehtävistä ja toistensa edistymisestä. Fasilitaattorin tehtävänä on varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet voivat osallistua tasapuolisesti ja tuoda esiin näkemyksiään. Tämä tarkoittaa paitsi kokousten ja työpajojen tehokasta koordinointia myös prosessien selkeää ohjausta niin, että kaikki osallistujat, riippumatta sijainnistaan, voivat edistää tiimin yhteisiä tavoitteita yhtäläisin edellytyksin.
Lisäksi fasilitaattorin tulee varmistaa, että työkalut, kuten videoneuvottelu- ja projektinhallintatyökalut, tukevat tiimityötä. Tämä voi edellyttää esimerkiksi erilaisten äänestys- ja viestintätyökalujen käyttöönottoa, jotka mahdollistavat vuorovaikutuksen myös niille, jotka eivät ole fyysisesti paikalla.
Yhtenäiset työkalut ja menetelmät
Hybriditiimityössä on tärkeää, että tiimillä on käytössään yhtenäiset työkalut ja toimintatavat. Tämä voi tarkoittaa yhteisten digitaalisten työtilojen ja pilvipohjaisten ratkaisujen hyödyntämistä. Fasilitaattorin tehtävänä on varmistaa, että työkalujen käyttö on selkeää ja että kaikki tiimin jäsenet osaavat hyödyntää niitä tehokkaasti. Lisäksi on olennaista tarjota selkeät ohjeet ja ohjata tiimiä käyttämään työkaluja tarkoituksenmukaisesti.
Tällaiset työkalut tarjoavat yhteisen tilan, jossa tiimin jäsenet voivat osallistua visuaalisesti ja interaktiivisesti keskusteluihin sekä projektisuunnitteluun. Tämä takaa, että myös etänä työskentelevät voivat osallistua tasapuolisesti ja vaikuttaa tiimin toimintaan.
Luottamuksen rakentaminen ja tiimin tukeminen
Luottamuksen rakentaminen on tärkeää hybriditiimeissä. Kun tiimi ei tapaa kasvotusten joka päivä, on tärkeää luoda ilmapiiri, jossa jokainen tuntee itsensä arvostetuksi ja luottaa siihen, että muut hoitavat omat vastuunsa. Fasilitaattorin tehtävä on tukea tätä luottamusta, esimerkiksi luomalla mahdollisuuksia avoimelle keskustelulle ja tarjoamalla tiimille selkeät tavoitteet ja odotukset.
Luottamuksen lisäksi fasilitaattorin tulee varmistaa, että tiimin jäsenillä on tarvittava tuki työnsä tekemiseen. Tämä voi tarkoittaa teknisten työkalujen käytön tukemista, ajankäytön suunnittelua sekä työssäjaksamisen seuraamista. Selkeät ja ymmärrettävät ohjeet auttavat luomaan turvallisuuden tunnetta ja tukevat työn sujuvuutta.
Selkeät tavoitteet ja seuranta
Hybriditiimityössä työn tavoitteiden ja odotusten selkeä määrittely on erityisen tärkeää. Fasilitaattorin tulee sopia tiimin kanssa, mitkä ovat työn päämäärät ja miten niiden saavuttamista seurataan. Näin tiimin jäsenet tietävät tarkalleen, mitä heiltä odotetaan ja miten he voivat seurata omaa edistymistään.
Tavoitteiden määrittelyssä voidaan käyttää esimerkiksi digitaalista projektinhallintatyökalua, jossa kaikki tehtävät ja tavoitteet ovat näkyvillä koko tiimille. Fasilitaattorin tulee myös varmistaa, että tiimin jäsenillä on riittävä tuki ja palautetta työskentelyn aikana.
Yhteenveto
Hybriditiimityön fasilitointi on keskeinen tekijä siinä, että tiimit voivat toimia tehokkaasti, vaikka ne työskentelevät hajautetusti. Selkeiden raamien, yhteisten työkalujen ja avoimen viestinnän avulla voidaan luoda tiimille toimintatavat, jotka tukevat sekä yksilöiden että tiimin tavoitteiden saavuttamista. Luottamus, avoimuus ja selkeä ohjaus ovat avaintekijöitä, joilla varmistetaan hybriditiimin menestys niin lyhyellä kuin pitkälläkin aikavälillä.
Marika Säisä
Tietojenkäsittelyn lehtori, Digion asiantuntija
Turun ammattikorkeakoulu
Lähteet
Hybridityön opas (Granberg, Hyrkkänen & Karppi. 2023.)
Blogin kuva on tuotettu tekoälyllä
