Excel – Työkalu, joka on hyödyllinen jokaiselle
Excel tunnetaan usein ennen kaikkea numeroiden ja laskentataulukoiden työkaluna, mutta sen hyödyntämismahdollisuudet ulottuvat paljon laajemmalle. Excel tarjoaa ratkaisuja niin työelämään, kotiarkeen, harrastuksiin kuin opiskeluunkin. Tämä blogi avaa, miksi Excel on olennainen ja hyödyllinen jokaiselle – ei vain asiantuntijoille tai taloushallinnon ammattilaisille, vaan jokaiselle, joka haluaa helpottaa ja järjestää elämäänsä.
Excel työelämässä
Vaikka Excel onkin tunnettu raportoinnista ja liiketalouden seurannasta, sillä on lähes rajattomat mahdollisuudet auttaa myös monissa muissa työtehtävissä:
- Inventaarion hallinta: Excelin avulla voit helposti järjestellä ja suodattaa tuotteita, mikä auttaa inventaarion jakamisessa pienempiin osiin ja tekee suunnittelusta tehokkaampaa.
- Työajan seuranta: Kirjaamalla sisään- ja uloskirjautumisajat Excel-taulukkoon voit automaattisesti laskea työpäivän keston. Voit myös helposti määrittää automaattisen lounastauon vähennyksen.
Excelin todellinen voima piilee kuitenkin sen kyvyssä hallita monimutkaisempiakin tehtäviä helposti ja tehokkaasti:
- Yksinkertaisten laskentataulukoiden hyödyntäminen: Budjetointi, kustannusten seuranta ja muut peruslaskelmat onnistuvat nopeasti.
- Edistyneet ominaisuudet: Pivot-taulukot, Power Query ja raportointi mahdollistavat suurten datamäärien tehokkaan analysoinnin sekä selkeiden raporttien luomisen.
Projektien ja tehtävien hallinta: Excelillä pystyt luomaan projektiaikatauluja, seuraamaan tehtävien etenemistä ja parantamaan tiimin yhteistyötä selkeillä taulukoilla.
Excel arjessa ja kotona
Miksi jättää Excel pelkästään työpaikalle, kun sitä voi hyödyntää myös työn ulkopuolella? Jos Excel toimii liiketoiminnassa talouden seurannassa, miksei se toimisi myös oman talouden budjetoinnissa ja tehtävien seurannassa kotona?
Excelin avulla voit helposti laatia budjetin, seurata kuukausittaisia tulojasi ja menojasi sekä tehdä paremmin harkittuja taloudellisia päätöksiä. Voit myös yhdistää tähän ostoslistan, mikä helpottaa ruokaostosten suunnittelua ja auttaa pysymään budjetissa.
Excelissä onnistuu myös monipuolisten tehtävälistojen tekeminen päivämäärineen ja värikoodauksineen, jolloin arjen organisointi muuttuu vaivattomaksi ja selkeäksi.
Vähän aikaa sitten näin myös esimerkin siitä, miten Exceliä käytettiin häiden vieraslistan tekemiseen. Siinä vieraat jaettiin neljään eri kategoriaan, mikä helpotti osallistujamäärän päättämistä ja juhlien suunnittelua huomattavasti.
Excel harrastuksissa
Kun Excel on jo käytössä työssä ja arjessa, miksi sitä ei ottaisi mukaan myös harrastuksiin? Excelillä voi esimerkiksi laatia ja seurata kuntosaliohjelmia, pisteyttää automaattisesti juoksuaikojen nopeudet tai seurata muuta liikuntaharrastusta.
Monet keräilijät käyttävät Exceliä kirjatakseen ylös keräilykohteidensa tiedot: milloin kohteet on hankittu, niiden nykyisen arvon sekä muita tärkeitä yksityiskohtia.
Itse olen tehnyt Excel-tiedoston, johon olen kirjannut omistamani lautapelit, niiden arvioidut kestot ja pelaajamäärät. Tämä helpottaa pelien valintaa, kun kavereiden kanssa pidämme illanistujaisia. Suunnitelmissa on myös peliaikojen mittaaminen ja keskimääräisten kestoaikojen laskeminen Excelin avulla.
Excel opiskelussa
Miksi Exceliä ei hyödyntäisi myös opiskelussa? Excel on kätevä tapa seurata esimerkiksi kurssien tehtäviä ja pistemääriä. Voit helposti nähdä, kuinka monta pistettä olet saavuttanut, ja selvittää eri arvosanoihin vaadittavat pistemäärät.
Excelissä voit myös tehdä itsellesi selkeän aikajanan, johon merkitset kurssien loppupäivät ja tehtävien palautusajat. Toki, alasta riippuen, Excel on erittäin hyödyllinen erilaisissa laskennoissa, etenkin jos joutuu usein hyödyntämään tiettyä kaavaa.
Omien opintojeni aikana Excel auttoi minua pitämään kirjaa siitä, kuinka paljon voin tienata kuukaudessa suhteessa opintotukikuukausiin. Näin tiesin aina, milloin tulorajani tulee täyteen.
Vinkkejä Excelin oppimiseen
Excel voi tuntua aluksi monimutkaiselta ja ylivoimaiselta, mutta käytön myötä sen oppiminen helpottuu. Lähde liikkeelle ensiksi simppeleillä laskentakaavoilla, kuten plus- ja miinuslaskennalla. Tämän jälkeen on pienempi kynnys testata erilaisia funktioita ja ottaa se seuraava askel Excelin kanssa.
Tärkeintä on antaa aikaa oppimiselle. Välillä kannattaa ottaa taukoa, jos asiat alkavat takkuamaan.
Excel on jokapäiväinen, helppokäyttöinen ja monipuolinen työkalu – jokainen voi löytää siitä apua elämän eri osa-alueille. Haastankin sinut kokeilemaan Exceliä rohkeasti joko työssä tai vapaa-ajalla. Mieti hetki, missä oman elämäsi osa-alueilla Excel voisi helpottaa asioiden organisointia tai seurattavuutta. Saatat yllättyä positiivisesti siitä, kuinka moniin tilanteisiin Excel sopiikaan!
Nico Kranni
Projektipäällikkö
Turun ammattikorkeakoulu
