Microsoft Planner on visuaalinen projektinhallintatyökalu, joka on osa Microsoft 365 – ekosysteemiä ja integroituu saumattomasti Microsoft Teamsiin. Planner on suunniteltu helpottamaan tiimien työn organisointia ja tehtävien jakamista selkeällä ja intuitiivisella käyttöliittymällä. Sen avulla tiimit voivat luoda projektitauluja, määrittää tehtäviä jäsenille, asettaa määräaikoja ja seurata työn etenemistä.
Planner käyttää korttipohjaista lähestymistapaa, jossa tehtävät ryhmitellään helposti hallittaviin sarakkeisiin, kuten “suunnitteilla,” “työn alla” ja “valmis.” Käyttäjät voivat lisätä tehtäviin yksityiskohtia, kuten tarkistuslistoja, tiedostoja ja kommentteja, mikä parantaa yhteistyötä ja tiedonkulkua. Planner sopii erityisesti tiimeille, jotka haluavat yksinkertaisen mutta tehokkaan ratkaisun tehtävien hallintaan ilman monimutkaisia projektinhallintatyökaluja.
Teams Plannerin käyttö – vinkkilaatikko
1.Tehtävien näkymät helpottavat arjen hallintaa
Planner tarjoaa useita näkymiä, joiden avulla pysyt helposti ajan tasalla tehtävistäsi eri projekteissa:
- My Day
- Näyttää kaikki tehtävät, jotka olet suunnitellut juuri tälle päivälle. Hyvä näkymä päivän priorisointiin.
- My Tasks
- Kattaa kaikki tehtävät, jotka olet määrittänyt itsellesi, jotka joku muu on määrittänyt sinulle sekä tehtävät, jotka olet poiminut sähköpostista merkitsemällä ne. Tämä on henkilökohtainen tehtävälistasi yhdestä paikasta.
- My Plans
- Näet kaikki Planner-suunnitelmat, joissa olet mukana. Voit tarkastella ja seurata tehtävien etenemistä ilman, että sinun tarvitsee siirtyä Teamsin eri tiimityötiloihin.
2.Hyödynnä Plannerin linkitys Outlookiin ja Teamsiin
- Voit synkronoida Plannerin tehtävät Outlookin kalenterin kanssa, jolloin saat näkyviin tehtävät myös päivä- tai viikkonäkymässä.
- Planner toimii saumattomasti Teamsin kanavien sisällä – voit lisätä suunnitelman suoraan tiimin kanavaan ja seurata tehtävien edistymistä yhdessä.
3.Ryhmittely ja suodatus helpottavat työn hallintaa
- Voit ryhmitellä tehtävät Buckets-osiin (esim. vaiheet, osa-alueet) tai suodattaa niitä omistajan, tilan tai prioriteetin mukaan.
- Tilan visualisointi (taulukkonäkymä, aikajana, kalenteri) auttaa hahmottamaan tehtävien kokonaiskuvaa.
✨ Kokeile!
Lisää Planner -välilehti valitsemasi tiimin kanavalle Teamsissa
- Suunnittele alkuun yksi tehtävälista
- Suunnittele tehtäviä tehtävälistaan
- Määrittele vastuuhenkilöt, aikataulut ja prioriteetit tehtäviin
- Tee tarpeen mukaan useampia tehtävälistoja ja niiden sisälle tehtäviä
- Tee toistuviin samankaltaisiin tehtävärunkoihin pohja, joka on kopioitavissa eri tiimien tai eri välilehtien käyttöön
- Opasta ja tue tiimiä hyödyntämään tehtävälistoja
- Seuraa tehtävälistojen käyttöä ja raportointia
- Suunnitelkaa organisaationne sisällä, miten tiiminä hyödynnätte Planner – työkalua osana tiimityötä
- Määritelkää myös selkeä yhteinen prosessi, jossa seurataan tehtävien etenemistä, esimerkiksi viikko- tai kuukausikokoukset
- Lisää tehtävälistat valinnan mukaan koko tiimin käyttöön tai sijoita eri kanaville useampi tehtävälista.
- Määrittele tehtävälistojen tehtävät sekä vastuuhenkilöt, prioriteetit, aikataulut ja mahdolliset vaiheet tehtäviin
- Opasta ja tue tiimiä hyödyntämään tehtävälistoja
- Seuraa tehtävälistojen käyttöä ja raportointia