Microsoft Forms on helppokäyttöinen työkalu kyselyiden, lomakkeiden ja tietovisaohjelmien luomiseen ja jakamiseen. Se on osa Microsoft 365 -ekosysteemiä ja suunniteltu keräämään ja analysoimaan tietoa tehokkaasti niin yksityis- kuin työelämän käyttötarkoituksissa. Forms tarjoaa yksinkertaisen käyttöliittymän, jonka avulla käyttäjät voivat nopeasti luoda kyselyitä ilman erityisiä teknisiä taitoja.

Forms tukee monenlaisia kysymystyyppejä, kuten monivalintoja, avoimia vastauksia ja asteikkoarviointeja, mikä tekee siitä monipuolisen työkalun esimerkiksi asiakaspalautteen keräämiseen, tapahtumarekisteröintiin tai opiskelijoiden tietojen arviointiin. Vastaukset tallentuvat reaaliajassa, ja niitä voidaan tarkastella helposti visuaalisina kaavioina tai viedä Exceliin tarkempaa analyysia varten. Forms integroituu saumattomasti muihin Microsoft-sovelluksiin, kuten Teamsiin ja SharePointiin, mikä mahdollistaa tulosten jakamisen ja hyödyntämisen tiimien välillä.

Vinkit hyvän kyselyn suunnitteluun

Tavoitteet
Kyselyllä tulee olla selkeät tavoitteet. Määrittele etukäteen mitä haluat selvittää ja tämä ohjaa kysymysten muotoilua ja rakennetta. Kysely kannattaa pitää lyhyenä ja ytimekkäänä, koska pitkät kyselyt vähentävät kyselyyn osallistujia.

Datan tulkinta
Kysymykset tulee olla selkeitä ja yhden kysymyksen tulisi sisältää vain yksi aihe. (Esimerkki miten ei kannata tehdä kysymystä ”Vastasiko IT-osastomme ja asiakaspalvelu odotuksianne). Tällöin et voi olla varma mihin käyttäjä vastasi, joten nämä kannattaa erotella.

Lisää monivalintoihin myös vaihtoehdot ”En osaa sanoa” tai ”Ei sovellu”. Tämä vähentää pakotettuja vastauksia ja parantaa datan laatua. Kaikilla ei välttämättä ole jokaiseen kysymykseen vahvaa mielipidettä ja tämän avulla ei tule väärää dataa siitä mihin suuntaan vastaajat kallistuvat.

FORMS VINKIT

Valmiit kyselypohjat

• Aloita nopeasti hyödyntämällä Formsista löytyviä valmiita pohjia eri tarkoituksiin (esim. tyytyväisyyskysely, tapahtumailmoittautuminen).

Yhdistettävissä Exceliin

• Vastaukset voi viedä suoraan Exceliin ja muokata datan visuaalista ilmettä

Useita jakotapoja

• Jaa linkillä, sähköpostilla, QR-koodilla tai upota sivustolle, joustava levitys eri kohderyhmille.

Haarautuvat kysymykset

• Kysymykset voivat muuttua aiempien vastausten mukaan
  • dynaaminen ja kohdennettu lomake.

Yhteistyö

• Kutsu kollegoita muokkaamaan lomaketta yhdessä