Kiire hallintaan ja lomalle lompsis!
Ennen lomien alkamista työtahti kiihtyy ja kiireet painavat päälle. Kaikki tehtävien määräajat umpeutuvat ja kaikki pitää olla valmiina ennen kuin voi edes ajatella lomailua. Yritetään tehdä kaikki keskeneräiset asiat valmiiksi ja pidetään monta asiaa mielessä yhtä aikaa. Vaikka juuri ennen lomia olisi tärkein aika olla käytössä työnhallintamenetelmät, ne yleensä unohtuvat, kun kiire ja stressi jyräävät ylitse.
Järjestä siis digitaaliset työkalusi kuntoon ennen lomia. Kiire syntyy ilmoituksista, keskeneräisistä tehtävistä, hajallaan olevista tiedoista ja jatkuvasta tavoitettavuuden tunteesta.
Karsi turhat ilmoitukset
Digikuormaa lisäävät jatkuvat ilmoitukset tietokoneella ja puhelimella. Tarkista siis onko osa ilmoituksista turhia. Selkeämpi mieli alkaa selkeämmällä sähköpostilla. Estä turhat ilmoitukset viestintäpalveluista ja laita ”älä häiritse” -tila päälle silloin, kun olet keskittymässä yhteen tehtävään.
Siivoa tehtävälistat
Nyt olisi hyvä aika kirjoittaa ylös kaikki pakolliset tehtävät ja jaotella ne esimerkiksi Eisenhowerin matriisin mukaisesti eli
- Tärkeä ja kiireellinen -> tee heti
- Tärkeä ja ei kiireellinen -> aikatauluta myöhemmäksi
- Ei tärkeä, mutta kiireellinen -> delegoi eteenpäin
- Ei tärkeä eikä kiireellinen -> poista
Jaottelu voi viedä hieman aikaa, mutta kun sen on tehnyt, saat selkeämmän kuvan omista työtehtävistäsi, mikä vapauttaa mieltäsi kiireeltä ja stressiltä ja nopeuttaa työtäsi.
Päivitä yhteiset tiedostot
Jos jokin tieto on vain sinun muistisi tai sähköpostiesi varassa, lomailu voi aiheuttaa levottomuutta niin sinulle kuin kollegoillesi. Ilmoita siis ajoissa uusista asioista ja päivitä tiedot kaikkien saataville. Varmista myös, että muilla on pääsy ja käyttöoikeus tarvittaviin tiedostoihin, järjestelmiin ja kansioihin.
Tällöin sijaisen ei tarvitse olla suotta yhteydessä lomasi aikana tai asioita ei hoideta eri tavalla kuin on tarkoitus. Hyvin huollettu digitaalinen ympäristö ja dokumentit tarkoittavat, että asiat löytyvät ilman, että lomalaiselle tarvitsee laittaa viestiä.
Tee hyödyllinen lomavastaaja
Lomavastaaja ei ole vain kohtelias automaattiviesti, vaan se takaa työn sujuvuuden. Automaattiviestissä kannattaa ilmoittaa loman kesto, kehen voi olla yhteydessä kiireellisissä tapauksissa ja mitkä asiat voivat odottaa loman loppumista.
Tällöin sinun ei tarvitse lomalla käydä vilkuilemassa, oletko saanut jotain tärkeää viestiä ja tarvitseeko sinun lähettää sitä eteenpäin, vaan voit luottaa, että automaatista löytyvät vastaukset lähettäjän kysymyksiin.
Tyhjennä työpöytä
Ennen lomaa kannattaa käydä läpi avonaiset välilehdet ja muistiinpanot. Poista tietokoneelta ylimääräinen sälä, joka muistuttaa kiireellisyyden tunteesta.
Sama pätee niin digitaaliseen kuin fyysiseenkin työpöytään: levällään olevat tiedot tuovat turhaa stressin tunnetta. Lajittelemalla järjestykseen poistat turhuudet niin työpöydältä kuin mielestäsi.
Sopikaa yhteiset viestintäpelisäännöt
Digityökalut yksinään eivät ratkaise kuormitusta. Tärkeää on myös sopia yhteisistä pelisäännöistä lomanaikaiseen viestintään: Mitä viestintäkanavaa käytetään millaiseen viestintään, milloin voidaan odottaa vastausta ja milloin lomalaiseen saa olla yhteydessä?
Esimerkiksi Teamsissa odotetaan vastausta saman päivän sisällä, sähköpostissa vuorokauden sisällä ja lomalaiselle voi soittaa vain hyvin tärkeissä ja kiireellisissä tapauksissa. Kun pelisäännöt ovat selvät, lomalaisen ei tarvitse olla koko ajan tavoitettavissa.
Varaa digitaalinen ”uudelleenkäynnistys” paluupäivääsi
Ennen lomaa voit varata jo ajan kalenteriin, milloin käyt läpi sähköpostin, viestit ja tehtävät. Silloin sinulla on aikaa palata lomalta ja järjestää työsi uudelleen ilman heti töihin palattua alkavaa stressiä.
Lomailijan muistilista
Lomahuolto: | Miten se auttaa palautumaan? |
Ilmoitukset | Vähentää keskeytyksiä ja jatkuvaa tavoitettavuuden tunnetta |
Tehtävälistat | Selkeyttää, mikä on tärkeää, mikä voi odottaa ja minkä voi poistaa |
Yhteiset dokumentit | Vähentää yhteydenottoja lomailijaan ja mahdollistaa sijaisen sujuvan työn |
Lomavastaaja | Ohjaa yhteydenotot oikeaan paikkaan |
Viestintäpelisäännöt | Vähentää epäselvyyttä ja jatkuvan tavoitettavuuden tunnetta |
Paluupäivän läpikäynti aika | Tukee selkeää ja rauhallista paluuta työhön |
Näillä eväillä stressivapaaseen ja oikeasti palauttavalle lomalle!
Emma Lindqvist
Digion opiskelija-assistentti
Turun ammattikorkeakoulu