Kohdataan myös etänä!
Oletko koskaan ollut Teams-palaverissa, joka venyy ja venyy, ideat jäävät vain ilmaan harhailemaan, etkä saa ääntäsi kuuluviin? Näitähän sattuu. Varsinkin etäkokouksissa on helppo harhautua aiheesta, eikä yhteistyö aina suju mutkattomasti, mutta tiiviit ja tehokkaat tapaamiset ovat mahdollisia myös etänä.
Digitaaliset työvälineet ovat arkea, mutta niiden potentiaali tulee harvoin hyödynnettyä. Digitaalinen työympäristö on tullut osaksi työntekoa nopeasti ja se on tullut jäädäkseen. Yhä useampi kohtaaminen, kuten tiimipalaverit ja asiakastapaamiset, tapahtuvat verkossa. Pienille yrityksille ja yhdistyksille tämä tarjoaa valtavasti mahdollisuuksia, mutta samalla myös haasteita. Tästä blogista saat vinkit haasteiden karkoittamiseen!
Digitaalinen työympäristö mahdollistaa joustavuuden työssä. Tällöin vähennetään työmatkoja sekä kasvatetaan mahdollisuutta hankkia uusia asiakkaita paikasta riippumatta. Tämä on suuri kilpailuetu, jolla tavoitat entistä enemmän ihmisiä, nopeammin ja helpommin.
Kahvitauot ilman kahvihuonetta, miten ylläpitää tiimihenkeä etänä?
Kun työkaveri ei istu enää vieressäsi, yhteydenpito muuttuu. Kahvitaukojen rupattelut ja kuulumisten kyseleminen täytyy hoitaa uudella tavalla. Onneksi digitaaliset työkalut ovat kehittyneet ja niiden avulla yhteistyö ja yhteenkuuluvuus onnistuvat myös etänä.
Microsoft Teams on monelle tuttu, mutta onko sen kaikkia ominaisuuksia muistettu hyödyntää? Teamsissa voi luoda erilliset kanavat tiimeille ja projekteille. Siellä voi tehdä ryhmäkeskustelun tiimin kommunikointiin sekä lähettää yksityisviestit työkaverien kysymyksille ja viikonloppukuulumisille taukojen aikana. Teamsissa on helppoa pitää tiimipalavereja sekä järjestää asiakastapaamisia.
Paperittomat kokoukset -> siirtyminen digitaalisiin muistiinpanoihin
Tiimien tapaamiset ja ideat eivät tarvitse enää fyysistä valkotaulua tai muistiinpanovihkoja. Miro on visuaalinen digityökalu virtuaalisten työpajojen järjestämiseen. Yhteiset tapaamismuistiinpanot, projektisuunnitelmat ja työpajan tuotokset pysyvät tallessa koko tiimin saatavilla ja koko tiimi voi osallistua ideointiprosessiin, koska kaikki tiimiläiset pääsevät muokkaamaan yhteistä Miro-taulua.
Kun otat nämä digityökalut käyttöön ja valjastat niiden täyden potentiaalin, ideoista tulee konkreettisia suunnitelmia, tiimissä syntyy osallistavampi ilmapiiri ja kaikki saavat äänensä kuuluviin.
Kohta huomaat kuinka etäpalaverit pysyvät sovitussa ajassa ja tapaamisessa syntyneet ideat saadaan konkreettisesti käyttöön. Näillä vinkeillä tiimi löytää uudenlaisen ja paremman tavan tehdä töitä yhdessä myös etänä.
Top 3 vinkit tehokkaaseen palaveriin
- Jos olet etäkokouksen järjestäjä (miksei myös muutkin jäsenet) mene hyvissä ajoin ennen tapaamisen alkua testaamaan työkaverisi kanssa, että kamera ja mikrofonisi toimivat. Kokeile samalla, että näytönjako toimii jos haluat esittää jotain kokouksen aikana. Näin vältytään turhalta säheltämiseltä tapaamisen aikana, ja et vahingossa jaa näytöltäsi vääriä tietoja.
- Tapaamisessa kaikilla tulisi olla selkeä tehtävänjako. Kuka hoitaa fasilitoinnin eli ohjaa kokouksen etenemistä, kenelle kuuluu muistiinpanojen ylös kirjaamisen ja kenellä on esillä esitys tai dokumentaatio, jota kaikki pystyvät seuraamaan. Näin varmistetaan, että kokous etenee suunnitellussa aikataulussa, kaikki ideat kirjataan ylös ja muistetaan myös tapaamisen jälkeen, kun ne ovat kokousmuistiossa. Myös esimerkiksi PowerPoint esityksen avulla saadaan kaikki tiimissä pysymään kartalla missä kohtaa kokousta mennään ja olisi hyvä aina olla jotain visuaalista mukana tapaamisissa.
- Muista kysyä paljon kysymyksiä tapaamisten aikana ja muista käyttää Teamsin reaktioita apuna, kun haluat tuoda yhteisöllisempää ja positiivisempaa ilmapiiriä tiimin sisälle. Kysymyksien avulla tehostat kommunikaatiota ja teet tapaamisesta tuottavamman.
Emma Lindqvist
Digion opiskelija-assistentti
Turun ammattikorkeakoulu