Oikeilla työkaluilla pitkälle – mutta mistä löytää ne oikeat?
Nykyisessä työmaailmassa sovelluksia ja digitaalisia työkaluja riittää joka lähtöön. Moni yrittäjä ja työyhteisö tunnistaa tilanteen: ”Tämänkin voisi varmasti tehdä fiksummin.” Usein se pitää paikkansa, mutta seuraava kysymys onkin hankalampi: ”Mikä työkalu olisi oikea? Mistä sen löytää? Ja mistä voi tietää, että se sopii juuri meille?”
Vaihtoehtoja on valtavasti, ja siksi valintaan kannattaa suhtautua harkiten.
Mikä tarve työkalulla ratkaistaan?
Kaikki lähtee peruslähtökohdasta: miksi työkalua tarvitaan?
Tämä vaihe kannattaa tehdä mahdollisimman selkeästi ja konkreettisesti.
- Onko tarve sidottu tiettyyn ohjelmistoon tai valmistajaan, jolloin vaihtoehtoja ei välttämättä ole paljon?
- Tarvitaanko yleiskäyttöinen ratkaisu, kuten toimistotyöskentelyyn Google Workspace tai Microsoft 365?
- Tarvitaanko vain yksittäinen työkalu, kuten:
- tehtävien seurantaan (esim. ClickUp, Trello),
- dokumentointiin (esim. Notion),
- viestintään (esim. Slack, Teams),
- projektihallintaan (esim. Asana)
Kun ydintarve on selkeä, vaihtoehtoja on helpompi rajata.
Mitä toiminnallisuuksia työkalulta oikeasti vaaditaan?
Kun tiedetään mitä ollaan tekemässä, seuraava kysymys on mitä ominaisuuksia työkalulta vaaditaan.
- Pitääkö työkalun keskustella muiden ohjelmistojen kanssa?
- Onko automaatio tärkeää?
- Tarvitaanko versionhallintaa, muistutuksia, lomakepohjia tai asiakirjahistoriaa?
- Riittääkö yksinkertainen perusratkaisu vai tarvitaanko jotain monipuolisempaa?
Tässä kohdassa on hyvä huomioida myös tulevaisuus: valita mieluummin työkalu, joka kasvaa yrityksen mukana eikä jää heti pieneksi.
Keiden kanssa työskentelet?
Työkalun valinta ei koske vain toimintoja, vaan myös ihmisiä.
- Pitääkö organisaation ulkopuolisille antaa käyttöoikeuksia?
- Miten tiimi viestii keskenään, sähköpostilla, chatilla vai videopalavereissa?
- Vaihtuuko tiimi usein? Onko mukana vapaaehtoisia, freelancereita tai kumppaneita?
- Kumpi on tärkeämpi: helppokäyttöisyys vai vahva hallittavuus?
Joissakin ympäristöissä (kuten Microsoft 365) rakenteet ja asetukset voivat olla raskaampia, kun taas toiset (kuten Slack tai Notion) painottavat ketteryyttä ja nopeaa käyttöönottoa.
Käytännössä paras työkalu on usein se, jonka tiimi oikeasti ottaa käyttöön.
Muutosjohtaminen - työkalun käyttöönotto on tärkeämpää kuin itse työkalu
Uusi työkalu ei ratkaise ongelmia, jos sen käyttöönottoa ei tueta.
Uuden työkalun käyttöönoton yhteydessä on tärkeää pohtia miten muutos viedään arkeen ja miten ihmiset koulutetaan sekä mitä tukea ja ohjeita tarjotaan käyttöönoton helpottamiseksi. Uutta toimintatapaa pitää myös seurata ensimmäisten viikkojen ajan ja käyttäjiltä on hyvä kerätä palautetta työkalun toimivuudesta arjessa.
Työkalun tarkoitus on lopulta sulavoittaa arkea, ei tehdä siitä monimutkaisempaa. Hyvin suunniteltu käyttöönotto on usein ratkaisevin vaihe.
Sudenkuopat - vältä jatkuvaa työkalujen vaihtamista
Uusi työkalu voi olla innostava: siinä voi olla paljon ominaisuuksia, tyylikäs käyttöliittymä ja mielenkiintoisia lisätoimintoja. Mutta liiallinen testailu voi kääntyä itseään vastaan, kuten:
- työkaluja ei ehditä oppia kunnolla,
- prosessit eivät ehdi vakiintua,
- data ja materiaalit hajaantuvat eri paikkoihin,
- tiimi turhautuu jatkuviin muutoksiin.
Pienelle yritykselle tai yhdistykselle tärkeintä on pysyvyys ja selkeys. Parempi kaksi hyvin käytössä olevaa työkalua kuin kuusi puoliksi käytettyä.
Yhteenveto
Oikean työkalun valinta ei ole rakettitiedettä, mutta se vaatii hetken aikaa ja selkeitä askelia:
- määrittele tarve,
- rakenna lista vaadituista ominaisuuksista,
- huomioi tiimi ja yhteistyömuodot,
- suunnittele käyttöönotto huolellisesti,
- vältä jatkuvaa työkalujen vaihtamista.
Kun valinta tehdään harkiten ja ihmisten tarpeet huomioiden, työkaluista tulee oikeasti apuvälineitä – ei lisätaakka.
Nico Kranni
Digion projektipäällikkö
Futuristing Interactive Technologies (FIT) -tutkimusryhmä
Turun ammattikorkeakoulu