Sama viesti, eri tulkinta
Työpaikan viestinnässä ongelma ei aina ole itse viesti, vaan se, miten viesti tulkitaan. Sukupolvi, työrooli ja tottumukset voivat vaikuttaa siihen, millaisena viestin sävy nähdään. Siksi tärkeintä on, että viestin tarkoitus on selkeä, eikä vastaanottajalle jää tilaa arvailulle.
Lyhyissä työviesteissä jo pienet merkit voivat muuttaa viestin sävyä. Piste, huutomerkki, isot kirjaimet ja muut pienet vaihtelut voivat muuttaa tekstin sävyä huomattavasti. Otetaan muutama esimerkki, joihin moni on voinut törmätä työpaikalla. Miten sinä tulkitset nämä eri vastaukset samaan viestiin? Tuntuuko jokin vastaus töykeämmältä tai uhkaavammalta kuin toinen? Mistä vastauksesta sinulle jää paras fiilis?
Miksi näin lyhyt viesti voi aiheuttaa niin paljon eri tulkintoja?
Kaikkien näiden viestien tarkoitus voi olla sama: asian hyväksyminen. Vastaanottajalle niiden sävy voi kuitenkin näyttäytyä hyvin erilaisena. Lähettäjän mielestä jokainen voi olla yhtä sopiva, mutta vastaanottaja voi käsittää nämä vaihtoehdot eri tavoilla. Yksi vastaus voi tuntua rennolta, toinen innostuneelta, kolmas kylmältä ja neljäs jopa töykeältä. Tulkintaan voivat vaikuttaa esimerkiksi ikä, sukupolvi, työrooli, aiemmat kokemukset ja se, millaiseen viestintäkulttuuriin ihminen on tottunut.
Kolme pistettä voi toiselle olla tapa jatkaa ajatusta tai ilmaista epäröintiä, kun taas toinen tulkitsee sen kylmänä, uhkaavana tai siten, että jätetään jotain sanomatta. Tämä ei välttämättä ole viestin lähettäjän tarkoitus, mutta on hyvä miettiä, miltä viestisi näyttää vastaanottajan näkökulmasta. Samalla vastaanottajan on hyvä muistaa, että viestin toisessa päässä on ihminen. Viesti voi vaikuttaa kylmältä, koska ruudulla näet vain tekstiä. Vastaanottaja ei näe lähettäjän ilmettä, äänensävyä, kiirettä tai tunnetilaa. Kasvokkain tapahtuvassa viestinnässä nämä vihjeet auttavat tulkintaa, vaikka väärinymmärryksiä voi silti syntyä.
Viestiä lukiessa kannattaa muistaa muutama asia:
- Lyhyt vastaus ei aina tarkoita ärtymystä, vaan lähettäjällä voi olla kiire.
- Emoji ei välttämättä ole epäammattimainen, vaan se voi pehmentää viestin sävyä.
- Kolme pistettä ei välttämättä tarkoita ärtymystä, vaan lähettäjä voi käyttää sitä ajatuksen jatkamiseen tai epävarmuuden ilmaisemiseen.
- Jos viesti tuntuu kylmältä, sen tarkoitus kannattaa tarvittaessa varmistaa, ennen kuin sen tulkitsee negatiivisesti.
Kirjoittamista ja tulkintaa voidaan parantaa tekemällä lyhyistäkin viesteistä hieman selkeämpiä. Peukku 👍 voi tarkoittaa ”luettu” tai ”tämä ok”, jolloin vastaus jää epäselväksi. Jos viestiin ehtii reagoida, usein pienellä lisävaivalla voi myös täsmentää mitä tarkoittaa. Esimerkiksi ”Selvä, teen tämän tänään”, ”Selvä, palaan tähän huomenna” tai ”Nähty, vastaan myöhemmin tarkemmin”.
Jos jokin jää epäselväksi, kannattaa kysyä tarkennusta, kuten “Tarkoititko, että tämä on nyt hyväksytty?” tai “Haluatko, että tämä on valmis tänään?” Lisäkysymykset voivat tuntua turhilta, mutta jos niitä joutuu kysymään, se kertoo usein siitä, että alkuperäinen viesti ei ollut riittävän selkeä.
Työpaikan viestinnässä tärkeintä ei ole täydellinen sanavalinta, vaan yhteinen ymmärrys. Vaikka ihmiset kirjoittavat eri tavoin, työyhteisössä voidaan sopia viestintätavoista, jotka vähentävät turhaa arvailua. Selkeys, ystävällisyys ja tarkentaminen ovat pieniä asioita, mutta niillä voi olla suuri vaikutus arkeen. Kun viestit kirjoitetaan selkeästi ja niitä tulkitaan hyväntahtoisesti, väärinymmärrysten mahdollisuus vähenee.
Selkeä ja ymmärrettävä viestintä on tärkeä osa työhyvinvointia. Hyvä työilmapiiri syntyy siitä, että voimme viestiä toisillemme selkeästi ja oletamme lähtökohtaisesti viestien olevan positiivisia. Selkeä viestintä poistaa epävarmuutta ja samalla luo turvallisuutta.
Lue lisää työyhteisön viestinnästä:
Lettinen, E. (2024) Työyhteisöviestintä työhyvinvoinnin tukena: Asiantuntijoiden kokemuksia työyhteisöviestinnästä ja työhyvinvoinnista etätyön kontekstissa. [Pro gradu -tutkielma, Vaasan yliopisto]. Osuva-julkaisuarkisto. https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2024111190795
Emma Lindqvist
Digion hankeassistentti
Turun ammattikorkeakoulu